Como administradores de servidores de e-mail, por muitas vezes, nos deparamos com situações corriqueiras com falha de envio e recebimento de e-mail, sendo que clientes e nossos diretores sempre esperam uma resolução rápida, pois atualmente o e-mail é uma das ferramentas mais importantes para o dia a dia de trabalho e até comunicação em tempo real.
Então, como agirmos rápido para que nosso diretor, gerente, colega de trabalho e equipes, consigam enviar aquela importante proposta financeira ou receber um retorno enquanto o servidor de e-mail apresenta problemas em seu fluxo de mensagem?
Seguem os passos que devemos realizar para identificar possíveis problemas:
- Cenários
A. Um usuário da sua empresa não consegue enviar e-mail para um determinado destinatário
B. Um usuário da sua empresa não consegue enviar e-mail para vários destinatários
C. Um usuário da sua empresa não consegue receber e-mail de um determinado contato
D. Um usuário da sua empresa não consegue receber e-mail de vários contatos
E. Todos os usuários da sua empresa não conseguem enviar e-mails para os destinatários
F. Todos os usuários da sua empresa não conseguem receber e-mails de vários contatos
A. Um usuário da sua empresa não consegue enviar e-mail para um determinado destinatário
- Faça um teste e envie de sua conta de e-mail da empresa e outra externa como (outlook.com) para identificar se não há um problema com o destinatário como caixa de mensagem cheia, problema no servidor de e-mail do destinatário;
- Verifique se houve uma mensagem de retorno do destinatário informando o motivo de não envio, como erros ou solicitações de confirmação de envio (ANTISPAM) são bem comuns;
- Identifique se há anexos que podem estar dificultando o envio do e-mail, ou remova a assinatura do e-mail e envie novamente, as vezes podem haver politicas ou antivírus que impedem conteúdos com mensagens ou anexos;
- Verifique se seu usuário não atingiu a cota de mailbox e as políticas do Exchange Server o bloquearam para enviar e-mail;
B. Um usuário da sua empresa não consegue enviar e-mail para vários destinatários
- Verifique se seu usuário não atingiu a cota de mailbox e as políticas do Exchange Server o bloquearam para enviar e-mail;
C. Um usuário da sua empresa não consegue receber e-mail de um determinado contato
- Solicite que o contato envie uma mensagem para sua caixa de e-mail corporativa e uma para a caixa de e-mail de testes (outlook.com) para verificar se o problema não está presente no contato que está tentando enviar a mensagem
- Verifique se a mensagem não está no Lixo Eletrônico do usuário da empresa ou em alguma pasta através de regras criadas pelo usuário;
- Verifique se há mensagem não está no AntiSpam corporativo;
- Verifique se seu usuário não atingiu a cota de mailbox e as políticas do Exchange Server o bloquearam para receber e-mail;
D. Um usuário da sua empresa não consegue receber e-mail de vários contatos
- Verifique se as mensagens não estão no Lixo Eletrônico do usuário da empresa ou em alguma pasta através de regras criadas pelo usuário;
- Verifique se as mensagens não estão no AntiSpam corporativo;
- Verifique se seu usuário não atingiu a cota de mailbox e as políticas do Exchange Server o bloquearam para receber e-mail;
E. Todos os usuários da sua empresa não conseguem enviar e-mails para os destinatários
- Verifique se seu servidor está com os serviços de fluxo de e-mail operante enviando um e-mail para outro usuário dentro da própria corporação;
- Faça uma análise nos serviços do Microsoft Exchange Server para identificar se todos estão operantes;
- Entre na ferramenta www.mxtoolbox.com e realize uma análise em seu sistema MX para identificar se está OK ou se possuem algum erro como problemas de Blacklist, Reverso, entre outros.
F. Todos os usuários da sua empresa não conseguem receber e-mails de vários contatos
- Verifique se seu servidor está com os serviços de fluxo de e-mail operante enviando um e-mail para outro usuário dentro da própria corporação;
- Verifique se há espaço em disco no seu servidor de e-mail;
- Verifique se suas regras de firewall estão em funcionamento;
Além dessas formas iniciais de avaliação, também a análise dos logs do Microsoft Exchange Server, conforme texto abaixo extraído do Technet. Você poderá realizar a análise quando tenta identificar o porque determinada mensagem não chega a seu destino e até trabalhar em conjunto com o administrador do servidor de e-mails da outra ponta.
Logs de agente Os logs de agente registram as ações realizadas em uma mensagem por agentes AntiSpam específicos. O registro em log de agente está disponível no serviço de Transporte em um servidor de Caixa de Correio. Para mais informações, consulte Registro de Log do Agente AntiSpam.
Logs de conectividade Os logs de conectividade registram os serviços de transporte da atividade de conexão de saída. O registro em log de conectividade está disponível no serviço de Transporte de Front-End em servidores de Acesso para Cliente, no serviço de Transporte em servidores de Caixa de Correio e no serviço de Transporte de Caixa de Correio em servidores de Caixa de Correio. Para mais informações, consulte Registro de Log de Conectividade.
Rastreamento de mensagens e relatórios de entrega O rastreamento de mensagens registra os detalhes de toda a atividade de mensagens conforme estas são transferidas para e de um servidor de Caixa de Correio do Exchange 2013. O rastreamento de mensagens está disponível no serviço de Transporte em servidores de Caixa de Correio e no serviço de Transporte de Caixa de Correio nos servidores de Caixa de Correio. Para obter mais informações, consulte Controle de Mensagens.
Os relatórios de entrega usam as informações armazenadas no log de rastreamento de mensagens para pesquisar por informações sobre as mensagens enviadas para ou de uma caixa de correio específica. Para obter mais informações, consulte Notificações de entrega para administradores.
Rastreamento de pipeline O rastreamento de pipeline registra instantâneos das mensagens antes e depois da mensagem ser afetada pelos agentes de transporte no serviço de Transporte dos servidores de Caixa de Correio, e no serviço de Entrega de Transporte de Caixa de Correio nos servidores de Caixa de Correio. Para obter mais informações, consulte Rastreamento do pipeline.
Logs de protocolo Os logs de protocolo registram as conversas SMTP que ocorre nos conectores de Envio e de Recebimento como parte da entrega da mensagem. O registro em log de protocolo está disponível no serviço de Transporte de Front-End em servidores de Acesso para Cliente, no serviço de Transporte em servidores de Caixa de Correio e no serviço de Transporte de Caixa de Correio em servidores de Caixa de Correio. Para mais informações, consulte Registro de log de protocolo.
Logs da tabela de direcionamento O registro em log da tabela de direcionamento periodicamente registra um instantâneo da tabela de direcionamento usada pelo Exchange 2013 para encaminhar as mensagens aos seus destinos. O registro em log da tabela de roteamento está disponível no serviço de Transporte em servidores de Caixa de Correio.
Mais informações de como interpretar o log, segue o link do Technet com as definições de cada campo http://technet.microsoft.com/pt-br/library/dd302434(v=exchg.150).aspx.